Den hellige gral for kontraktsproduksjon – når bør man starte samarbeid med en underleverandør?
For over et århundre siden hadde Henry Ford ideen om å dele produksjonen inn i individuelle segmenter og maksimere fortjeneste, hastighet og produktkvalitet. Både produksjon ved beltesystem og den bredere tilnærmingen til denne ideen, definert som samarbeid mellom hovedleverandører og underleverandører, kan gi mange fordeler. Likevel oppstår det helt i starten et nøkkelspørsmål – hvilket tidspunkt er best for å starte samarbeid med en underleverandør?
Uten underleverandører ville mange prosjekter enten ikke blitt gjennomført i det hele tatt, eller selve prosessen ville tatt for lang tid til å være levedyktig. Å omdirigere individuelle oppgaveelementer til entreprenører gjør det mulig å optimalisere kostnader knyttet til ansettelse, teknisk bakgrunn eller know-how. Underleverandører leverer profesjonelle team, moderne teknologier og operasjonssystemer testet i praksis. Risikoen deles mellom flere enheter med et felles sluttmål. Alt dette gjør det mulig for produkteier å rette all sin oppmerksomhet mot selskapets prioriteringer og strategiske mål.
Transparent kontrakt
Prinsipper for samarbeid mellom klient og underleverandører er ikke noe som kan gjøres på hastverk. Risikoen tas av begge parter – dette er separate enheter som i mange tilfeller ikke har hatt mulighet til å utføre tjenestene selv. På den ene siden kan klienten ha problemer med økonomisk soliditet, på den andre siden kan entreprenørene anvende for lave standarder eller nærme seg oppgavene med for liten profesjonalitet. Uten riktig verifisering og forberedelse kan begge enheter kun oppdage gjensidige hindringer underveis i samarbeidet, noe som vanligvis resulterer i tap på begge sider. Den grunnleggende beskyttelsen er derfor en detaljert kontrakt som spesifikt presenterer ansvarsområder og oppgaver for begge enheter.
Alle juridiske reguleringer søker å øke bestillerens kontroll over hvem som faktisk utfører oppdraget. Ytterligere forpliktelser pålegges ikke bare underleverandører, men også produkteiere. Begrensning av ansvarlige enheter for produksjon er nøkkelspørsmålet. Poenget er at spesifikke saker bør håndteres kun av de selskapene hvis forretningsprofil inkluderer de aktuelle tjenestene. Det er verdt å huske at takket være tredjeparter som leverer sine ansatte med trinn-for-trinn kontraktutførelse, øker entreprenørene sitt forretningspotensial. Imidlertid er reelle forpliktelser knyttet til denne typen tjeneste.
Grunnleggende prinsipper for samarbeid
Noen setninger om hovedleverandører og underleverandørers plikter, viktige uavhengig av beslutningen om å samarbeide med kontraktsproduksjon.
Forpliktelsesproblemet på klientens side er i stor grad knyttet til detaljert analyse av områder som vil gi gevinst for underleverandørene, ikke bare i kostnadsreduksjon, men også for selskapets utvikling generelt. Første steg er å definere selskapets hovedfunksjoner og strategiske mål. Disse, sammen med selskapets misjon, vil bygge posisjonen og vise fremtidig verdi, derav prinsippet om å legge dem i entreprenørenes hender. Det er best å gi underleverandører alle nødvendige aktiviteter, men ikke de som tilhører selskapets prioriteringer. Tilleggsaktiviteter inkluderer vanligvis saker knyttet til regnskap, ekstra opplæring av ansatte, IT-administrasjon eller stadig viktigere – samarbeid med entreprenører. I en virkelighet med økende konkurranse, der teknologisk fremgang har muliggjort skaping av fremragende produkter for selskaper med mindre kapital, har kundeservice blitt den viktigste differensierende faktoren.
Underleverandører baserer sitt samarbeid på to premisser – forretningsprofil og vurdering av selskapets reelle evner. Statistisk sett er den første premissen mest oversett. Det sies å akseptere kun de oppdrag som passer perfekt inn i typen tjenester som tilbys. Dette gjør det mulig å maksimere kvalitet og redusere tiden som kreves for å gjennomføre et gitt oppdrag. Den andre premissen er kjent som «tilpass kappen etter kroppen» – takket være bevissthet om egne kapasiteter reduserer man problemer knyttet til grunnleggende saker som å fullføre i tide og overholde kontrakter fullt ut.
En enkel regel – «jo tidligere, jo bedre»
Uavhengig av beslutning og valgt tidspunkt, vil oppstart av samarbeid med underleverandør alltid kreve sterk forpliktelse fra begge parter, dokumentasjonsforberedelse og hensyntagen til hele teoretiske og praktiske kontekst. Det er imidlertid verdt å huske at regelen «jo tidligere, jo bedre» også gjelder i dette tilfellet. Takket være gjennomtenkt, men samtidig effektiv beslutningstaking, får begge parter tid til å kontrollere risikoen. Manglende hastverk fra underleverandørens side betyr lavere implementeringskostnader for klienten. Alt baseres på at entreprenøren får mulighet til faglig forberedelse og profesjonell gjennomføring, og produkteier kan fullt fokusere på å utvikle salg og markedsføring ved å maksimere alle fortjenestemålinger.
