הגביע הקדוש של ייצור בהסכם חוזה – מתי להתחיל שיתוף פעולה עם קבלן משנה?
לפני למעלה ממאה שנים, הנרי פורד קיבל את הרעיון לחלק את הייצור למקטעים בודדים ולמקסם רווחים, מהירות ואיכות המוצר. גם מערכת הייצור ברצועת המסוע וגם הגישה הרחבה יותר לרעיון זה, המוגדרת כשיתוף פעולה בין המזמין לקבלני משנה, יכולים להביא יתרונות רבים. עם זאת, כבר בתחילה עולה השאלה המרכזית – מהו הרגע הטוב ביותר להתחיל שיתוף פעולה עם קבלן משנה?
ללא קבלני משנה, פרויקטים רבים או שלא היו מתממשים כלל, או שתהליך הייצור עצמו היה ארוך מדי כדי להיות ריאלי. העברת אלמנטים בודדים של משימות לקבלנים מאפשרת אופטימיזציה של עלויות הקשורות לתעסוקה, רקע טכני או ידע מקצועי. קבלני המשנה מספקים צוותים מקצועיים, טכנולוגיות מודרניות ומערכות פעולה שנבדקו בפועל. הסיכון מתחלק בין מספר ישויות עם מטרה סופית משותפת. כל זה מאפשר לבעל המוצר למקד את כל תשומת הלב שלו בעדיפויות ובמטרות האסטרטגיות של החברה.
חוזה שקוף
עקרונות שיתוף הפעולה בין הלקוח לקבלני המשנה אינם נושא שניתן לבצע בחיפזון. הסיכון מוטל על שתי הצדדים – אלו ישויות נפרדות שלרוב לא הייתה להן הזדמנות לבצע את השירותים בעצמן. מצד אחד, ללקוח עשויות להיות בעיות נזילות כספית, ומצד שני, הקבלנים עלולים ליישם סטנדרטים נמוכים מדי או לגשת למשימות בחוסר מקצועיות. ללא אימות והכנה נאותים, שתי היישויות עלולות לזהות מכשולים הדדיים רק במהלך שיתוף הפעולה, מה שלרוב מסתיים בהפסדים הדדיים. ההגנה הבסיסית היא חוזה מפורט שמציג באופן ספציפי את האחריות והיקף החובות של כל אחד מהצדדים.
כל התקנות המשפטיות שואפות להגביר את שליטת המזמין על מי שבפועל מבצע את ההזמנה. חובות נוספות מוטלות לא רק על קבלני המשנה, אלא גם על בעלי המוצרים. הגבלת הישויות האחראיות על הייצור היא סוגיה מרכזית. הכוונה היא כי נושאים ספציפיים צריכים להיות מטופלים רק על ידי חברות שהפרופיל העסקי שלהן כולל שירותים מסוימים. ראוי לזכור שמצד אחד, בזכות צדדים שלישיים המספקים את עובדיהם לביצוע חוזה שלב אחר שלב, הקבלנים מגדילים את הפוטנציאל היזמי שלהם. עם זאת, מחויבויות אמיתיות קשורות לסוג שירות זה.
עקרונות בסיסיים של שיתוף פעולה
כמה משפטים על חובות המזמינים וקבלני המשנה, חשובים באופן עצמאי מהחלטת שיתוף הפעולה עם ייצור בהסכם חוזה.
נושא המחויבות מצד הלקוח קשור בעיקר לניתוח מפורט של תחומים שיכולים להניב תועלת לקבלנים, לא רק בהפחתת עלויות אלא גם בפיתוח החברה בכלל. הצעד הראשון הוא הגדרת פונקציות עיקריות של החברה והמטרות האסטרטגיות שלה. אלה, יחד עם משימת החברה, יבנו את עמדתה ויראו את הערך העתידי שלה, ומכאן העיקרון להשאיר אותם בידיים היזמיות. עדיף לתת לקבלני המשנה את כל הפעילויות הנדרשות, אך לא את אלה ששייכות לעדיפויות החברה. פעילויות נוספות כוללות לרוב נושאים הקשורים לחשבונאות, הכשרה נוספת של צוות, ניהול IT או – יותר ויותר חשוב – שיתוף פעולה עם קבלנים. בעולם תחרותי בו ההתקדמות הטכנולוגית מאפשרת יצירת מוצרים מצוינים עבור חברות עם פחות הון, שירות לקוחות הפך למאפיין המבדל המרכזי.
קבלני המשנה, בתורם, מבססים את שיתוף הפעולה על שני עקרונות – פרופיל עסקי והערכת יכולות אמיתיות של החברה. סטטיסטית, העיקרון הראשון הוא הנושא שמוזנח לעיתים קרובות. נהוג לקבל רק הזמנות המתאימות באופן מושלם לסוג השירותים הניתנים. זה מאפשר למקסם את האיכות ולהפחית את הזמן הנדרש לביצוע ההזמנה. העיקרון השני מוכר כ-"Cut the coat according to the cloth" – בזכות מודעות ליכולות שלנו, אנו מצמצמים בעיות הקשורות לעניינים בסיסיים כמו סיום בזמן וציות מלא לחוזים.
כלל פשוט – "כמה שיותר מוקדם, כך יותר טוב"
ללא קשר להחלטה ולרגע הנבחר, תחילת שיתוף פעולה עם קבלן משנה תמיד תדרוש מחויבות חזקה של שני הצדדים, הכנת תיעוד והתייחסות להקשר התיאורטי והמעשי כולו. עם זאת, כדאי לזכור שגם כאן פועל כלל ה-"כמה שיותר מוקדם, כך יותר טוב". בזכות קבלת החלטות שקולה ויעילה בו-זמנית, שני הצדדים מקבלים זמן לבקר את הסיכון. חוסר חיפזון מצד קבלן המשנה משמעותו עלויות יישום נמוכות יותר מצד הלקוח. הכל מבוסס על כך שהקבלן מקבל הזדמנות להכנה מהותית וביצוע מקצועי, ובעל המוצר יכול למקד את מלוא תשומת הלב בפיתוח מכירות ושיווק תוך מקסום כל מדדי הרווח.
