Den hellige gral inden for kontraktproduktion – hvornår skal man starte samarbejde med en underleverandør?
For over et århundrede siden fik Henry Ford idéen om at opdele produktionen i individuelle segmenter og maksimere profit, hastighed og produktkvalitet. Både produktionssystemet med samlebånd og den bredere tilgang til denne idé, defineret som samarbejdet mellem principaler og underleverandører, kan give mange fordele. Men helt i starten opstår det centrale spørgsmål – hvilket tidspunkt er bedst til at starte samarbejdet med en underleverandør?
Uden underleverandører ville mange projekter enten ikke være blevet gennemført overhovedet, eller processen ville tage for lang tid til at være rentabel. Omdirigering af individuelle opgaveelementer til entreprenører gør det muligt at optimere omkostninger relateret til ansættelse, teknisk baggrund eller know-how. Underleverandører leverer professionelle teams, moderne teknologier og driftsystemer, der er testet i praksis. Risikoen deles mellem flere enheder med et fælles slutmål. Alt dette gør det muligt for produktejeren at fokusere al sin opmærksomhed på virksomhedens prioriteter og strategiske mål.
Transparent kontrakt
Principperne for samarbejdet mellem klienten og underleverandører er ikke noget, der kan gennemføres i hast. Risikoen bæres af begge parter – det er separate enheder, der i mange tilfælde ikke tidligere har haft mulighed for at udføre tjenester selv. På den ene side kan klienten have problemer med finansiel soliditet, på den anden side kan entreprenørerne anvende for lave standarder eller nærme sig opgaver med for lidt professionalisme. Uden korrekt verifikation og forberedelse kan begge enheder kun opdage gensidige hindringer under samarbejdet, hvilket normalt resulterer i tab på begge sider. Den grundlæggende beskyttelse er derfor en detaljeret kontrakt, der specifikt præsenterer ansvar og arbejdsomfang for begge enheder.
Alle juridiske regler stræber efter at øge bestillerens kontrol over, hvem der reelt udfører ordren. Yderligere forpligtelser indføres ikke kun for underleverandører, men også for produktejere. Begrænsning af ansvarlige enheder for produktion er en nøglefaktor. Pointen er, at specifikke spørgsmål kun bør håndteres af de virksomheder, hvis forretningsprofil inkluderer bestemte tjenester. Det er værd at huske, at på den ene side, takket være tredjeparter, der leverer deres medarbejdere til trin-for-trin kontraktudførelse, øger entreprenørerne deres erhvervspotentiale. Reelle forpligtelser er dog forbundet med denne type service.
Grundlæggende principper for samarbejde
Et par sætninger om principalers og underleverandørers pligter, vigtige uafhængigt af beslutningen om samarbejde med kontraktproduktion.
Forpligtelsesspørgsmålet på klientens side er primært forbundet med detaljeret analyse af de områder, der vil betale sig for underleverandører, ikke kun i form af omkostningsreduktion, men også virksomhedens udvikling generelt. Det første skridt er at definere virksomhedens hovedfunktioner og strategiske mål. Disse, sammen med virksomhedens mission, vil bygge dens position og vise den fremtidige værdi, derfor princippet om at overlade dem til entreprenørernes hænder. Det er bedst at give underleverandører alle nødvendige aktiviteter, men ikke dem, der tilhører virksomhedens prioriteter. Yderligere aktiviteter omfatter normalt spørgsmål relateret til regnskab, yderligere medarbejderuddannelse, IT-administration eller mere og mere vigtigt – samarbejde med entreprenører. I en voksende konkurrencepræget virkelighed, hvor teknologiske fremskridt har gjort det muligt at skabe fremragende produkter for virksomheder med mindre kapital, er kundeservice blevet den nøglefunktion, der skiller sig ud.
Underleverandører baserer til gengæld deres samarbejde på to forudsætninger – forretningsprofil og vurdering af virksomhedens reelle evner. Statistisk set er den første ofte overset. Det siges, at man kun skal acceptere ordrer, der passer perfekt ind i typen af leverede tjenester. Dette maksimerer kvalitet og reducerer den nødvendige tid til at gennemføre en given kontrakt. Den anden forudsætning er kendt som “skær jakken efter stoffet” – takket være bevidsthed om egne kapaciteter reducerer vi problemer relateret til grundlæggende forhold såsom færdiggørelse til tiden og omfattende overholdelse af kontrakter.
En simpel regel – “jo tidligere, jo bedre”
Uanset beslutningen og det valgte tidspunkt vil starten på samarbejdet med en underleverandør altid kræve stærk engagement fra begge parter, forberedelse af dokumentation og hensyntagen til hele det teoretiske og praktiske kontekst. Det er dog værd at huske, at reglen “jo tidligere, jo bedre” også gælder her. Takke være gennemtænkte, men samtidig effektive beslutninger, får begge parter tid til at kontrollere risikoen. Manglende hast fra underleverandørens side betyder lavere implementeringsomkostninger for klienten. Alt bygger på, at entreprenøren får mulighed for faglig forberedelse og professionel udførelse, mens produktejeren kan fokusere fuldt ud på at udvikle salg og marketing ved at maksimere alle profitindikatorer.
