Der Heilige Gral der Lohnfertigung – wann sollte die Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer beginnen?
Vor über einem Jahrhundert hatte Henry Ford die Idee, die Produktion in einzelne Segmente zu unterteilen und Gewinne, Geschwindigkeit sowie Produktqualität zu maximieren. Sowohl das Fließbandsystem als auch der erweiterte Ansatz dieser Idee, definiert als Zusammenarbeit von Auftraggebern mit Subunternehmern, können viele Vorteile bringen. Doch gleich zu Beginn stellt sich die entscheidende Frage – welcher Zeitpunkt ist der beste, um mit einem Subunternehmer zu kooperieren?
Ohne Subunternehmer wären viele Projekte entweder gar nicht realisiert worden oder der Prozess selbst wäre zu langwierig und unwirtschaftlich. Die Auslagerung einzelner Aufgaben an Dienstleister ermöglicht die Optimierung von Kosten, die mit Personal, technischem Hintergrund oder Know-how verbunden sind. Subunternehmer stellen professionelle Teams, moderne Technologien und erprobte Betriebssysteme bereit. Das Risiko wird auf mehrere Parteien mit einem gemeinsamen Endziel verteilt. All dies erlaubt dem Produkteigentümer, seine gesamte Aufmerksamkeit auf die Prioritäten und strategischen Ziele des Unternehmens zu richten.
Transparenter Vertrag
Grundsätze der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Subunternehmer sind keine Angelegenheit, die übereilt getroffen werden darf. Das Risiko tragen beide Parteien – es handelt sich um eigenständige Einheiten, die oft noch nicht die Möglichkeit hatten, selbst Dienstleistungen zu erbringen. Einerseits kann der Auftraggeber finanzielle Schwierigkeiten haben, andererseits können Subunternehmer zu niedrige Standards anlegen oder Aufgaben mit mangelnder Professionalität angehen. Ohne ordnungsgemäße Prüfung und Vorbereitung sehen beide Parteien im Verlauf der Zusammenarbeit häufig nur gegenseitige Hindernisse, was meist zu beidseitigen Verlusten führt. Der grundlegende Schutz ist daher ein detaillierter Vertrag, der die Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche beider Parteien klar definiert.
Alle gesetzlichen Regelungen zielen darauf ab, die Kontrolle des Auftraggebers darüber zu erhöhen, wer den Auftrag tatsächlich ausführt. Zusätzliche Pflichten werden nicht nur den Subunternehmern, sondern auch den Produkteigentümern auferlegt. Die Beschränkung der verantwortlichen Parteien für die Produktion ist ein zentrales Thema. Es geht darum, dass spezifische Fragestellungen nur von solchen Unternehmen behandelt werden sollen, deren Geschäftsprofil bestimmte Dienstleistungen umfasst. Es lohnt sich, daran zu denken, dass Subunternehmer einerseits durch die Einbindung Dritter, die ihre Mitarbeiter mit Schritt-für-Schritt-Vertragsausführung bereitstellen, ihr unternehmerisches Potenzial erhöhen. Andererseits sind mit dieser Dienstleistung echte Verpflichtungen verbunden.
Grundprinzipien der Zusammenarbeit
Einige Sätze zu Pflichten von Auftraggebern und Subunternehmern, die unabhängig von der Entscheidung zur Lohnfertigung wichtig sind.
Das Engagement des Auftraggebers hängt vor allem mit einer detaillierten Analyse der Bereiche zusammen, die sich für Subunternehmer nicht nur in Kostenreduktion, sondern auch in der allgemeinen Entwicklung des Unternehmens auszahlen. Der erste Schritt ist die Definition der Hauptfunktionen des Unternehmens und seiner strategischen Ziele. Diese bilden zusammen mit der Unternehmensmission die Position und zeigen den zukünftigen Wert – daher die Regel, diese in den Händen der Unternehmer zu belassen. Es ist am besten, Subunternehmern alle notwendigen Tätigkeiten zu übertragen, jedoch nicht jene, die zu den Unternehmensprioritäten gehören. Zusätzliche Aufgaben umfassen meist Buchhaltung, zusätzliche Mitarbeiterschulungen, IT-Administration oder zunehmend wichtig – die Zusammenarbeit mit Dienstleistern. In der heutigen wettbewerbsintensiven Realität, in der technologischer Fortschritt Unternehmen mit weniger Kapital hervorragende Produkte ermöglicht, ist Kundenservice zum entscheidenden Unterscheidungsmerkmal geworden.
Subunternehmer wiederum basieren ihre Zusammenarbeit auf zwei Voraussetzungen – Geschäftsprofil und Einschätzung der tatsächlichen Unternehmensfähigkeiten. Statistisch gesehen wird die erste am häufigsten vernachlässigt. Es gilt, nur Aufträge anzunehmen, die perfekt zum angebotenen Dienstleistungsspektrum passen. Dies ermöglicht eine Maximierung der Qualität und eine Verkürzung der für die Umsetzung eines Auftrags notwendigen Zeit. Die zweite Voraussetzung ist bekannt als „Schneide den Mantel nach dem Stoff“ – durch Bewusstsein über die eigenen Kapazitäten reduzieren wir Probleme im Zusammenhang mit grundlegenden Punkten wie termingerechter Fertigstellung und umfassender Vertragserfüllung.
Eine einfache Regel – „Je früher, desto besser“
Unabhängig von Entscheidung und Zeitpunkt erfordert der Beginn der Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer immer großes Engagement beider Parteien, die Vorbereitung von Dokumentationen unter Berücksichtigung des gesamten theoretischen und praktischen Kontextes. Dennoch gilt auch hier die Regel „Je früher, desto besser“. Durch wohlüberlegte, aber gleichzeitig effiziente Entscheidungen gewinnen beide Seiten Zeit, um Risiken zu kontrollieren. Das Fehlen von Eile auf Seiten des Subunternehmers bedeutet niedrigere Implementierungskosten für den Auftraggeber. Alles basiert darauf, dass der Dienstleister die Chance zur fachlichen Vorbereitung und professionellen Ausführung erhält und der Produkteigentümer sich voll auf die Entwicklung von Vertrieb und Marketing konzentrieren kann, indem er alle Gewinnindikatoren maximiert.
