Heliga Graal inom kontraktstillverkning – när ska man starta samarbetet med en underleverantör?
För över ett sekel sedan fick Henry Ford idén att dela upp produktionen i individuella segment och maximera vinst, hastighet och produktkvalitet. Både produktionssystemet med löpande band och det bredare tillvägagångssättet, definierat som samarbetet mellan huvudföretag och underleverantörer, kan ge många fördelar. Men redan i början uppstår den centrala frågan – vilket ögonblick är det bästa för att inleda samarbete med en underleverantör?
Utan underleverantörer skulle många projekt antingen inte ha genomförts alls eller själva processen skulle ta för lång tid för att vara lönsam. Att omdirigera individuella uppgiftsdelar till entreprenörer möjliggör optimering av kostnader relaterade till anställning, teknisk bakgrund eller know-how. Underleverantörer erbjuder professionella team, moderna teknologier och driftsystem testade i praktiken. Risken delas mellan flera aktörer med ett gemensamt slutmål. Allt detta gör det möjligt för produktägaren att rikta all sin uppmärksamhet mot företagets prioriteringar och strategiska mål.
Transparent kontrakt
Principerna för samarbete mellan klient och underleverantörer är inte något som kan hanteras hastigt. Risken tas av båda parter – detta är separata enheter som i många fall inte haft möjlighet att själva utföra tjänster. Å ena sidan kan klienten ha problem med finansiell stabilitet, å andra sidan kan entreprenörerna tillämpa för låga standarder eller närma sig uppgifter med för lite professionalism. Utan korrekt verifiering och förberedelse kan båda parter först under samarbetets gång upptäcka ömsesidiga hinder, vilket vanligtvis resulterar i gemensamma förluster. Det grundläggande skyddet är därför ett detaljerat kontrakt som tydligt presenterar ansvarsområden och arbetsuppgifter för båda parter.
Alla juridiska regler strävar efter att öka beställarens kontroll över vem som verkligen utför uppdraget. Ytterligare skyldigheter införs inte bara för underleverantörer utan även för produktägare. Begränsningen av ansvariga aktörer för produktionen är en nyckelfråga. Poängen är att specifika frågor endast bör hanteras av de företag vars verksamhetsprofil inkluderar vissa tjänster. Det är värt att komma ihåg att å ena sidan, tack vare tredje parter som tillhandahåller sina medarbetare för steg-för-steg-utförande av kontrakt, ökar entreprenörerna sin företagskapacitet. Ändå är verkliga skyldigheter kopplade till denna typ av tjänst.
Grundläggande principer för samarbete
Några meningar om huvudföretagets och underleverantörens skyldigheter, viktiga oavsett beslutet att samarbeta med kontraktstillverkning.
Engagemanget från klientens sida är i hög grad kopplat till detaljerad analys av områden som kommer att ge underleverantörerna fördelar, inte bara i kostnadsreducering, utan även för företagets utveckling i stort. Första steget är att definiera huvudföretagets funktioner och strategiska mål. Dessa, tillsammans med företagets mission, bygger dess position och visar framtida värde, därav principen att lämna dem i entreprenörernas händer. Det är bäst att ge underleverantörer alla nödvändiga aktiviteter, men inte de som tillhör företagets prioriteringar. Ytterligare aktiviteter inkluderar vanligtvis frågor relaterade till redovisning, ytterligare personalutbildning, IT-administration eller alltmer viktigt – samarbete med entreprenörer. I en verklighet med ökad konkurrens, där teknologiska framsteg möjliggjort skapandet av utmärkta produkter för företag med mindre kapital, har kundservice blivit den avgörande särskiljande faktorn.
Underleverantörer baserar i sin tur sitt samarbete på två premisser – verksamhetsprofil och bedömning av företagets verkliga kapacitet. Statistiskt sett är den första ofta försummad. Man säger att man endast bör acceptera uppdrag som perfekt matchar typen av tillhandahållna tjänster. Detta möjliggör maximal kvalitet och reducerar den tid som krävs för att genomföra ett givet kontrakt. Den andra premissen är allmänt känd som “cut the coat according to the cloth” – tack vare medvetenheten om våra kapaciteter minskar vi problem relaterade till grundläggande frågor såsom att slutföra i tid och fullständig efterlevnad av kontrakt.
En enkel regel – “ju tidigare, desto bättre”
Oavsett beslut och valt ögonblick kommer start av samarbete med underleverantör alltid att kräva starkt engagemang från båda parter, förberedelse av dokumentation samt beaktande av hela teoretiska och praktiska sammanhang. Det är dock värt att komma ihåg att regeln “ju tidigare, desto bättre” även gäller här. Tack vare genomtänkta men samtidigt effektiva beslut får båda sidor tid att kontrollera riskerna. Brist på brådska från underleverantörens sida innebär lägre implementeringskostnader för klienten. Allt baseras på att entreprenören får chans till saklig förberedelse och professionellt utförande, medan produktägaren kan fokusera fullt ut på att utveckla försäljning och marknadsföring genom att maximera alla vinstindikatorer.
