Saint Graal de la production sous contrat – quand commencer la coopération avec un sous-traitant ?
Il y a plus d’un siècle, Henry Ford eut l’idée de diviser la production en segments distincts afin de maximiser les profits, la rapidité et la qualité des produits. Tant le système de production à la chaîne que la coopération plus large entre donneurs d’ordre et sous-traitants peuvent apporter de nombreux bénéfices. Toutefois, une question essentielle se pose dès le départ : quel est le meilleur moment pour commencer à travailler avec un sous-traitant ?
Sans sous-traitants, de nombreux projets n’auraient tout simplement pas vu le jour, ou bien leur réalisation aurait été trop longue pour rester rentable. Le transfert de certaines tâches à des prestataires permet d’optimiser les coûts liés à l’emploi, aux infrastructures techniques ou au savoir-faire. Les sous-traitants apportent des équipes professionnelles, des technologies modernes, un mode de fonctionnement éprouvé. Le risque est réparti entre plusieurs entités partageant un même objectif final. Cela permet au propriétaire du produit de se concentrer pleinement sur les priorités et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Contrat clair et structuré
Les principes de coopération entre le client et les sous-traitants ne doivent pas être improvisés. Le risque est partagé par les deux parties – ce sont des entités distinctes qui, dans bien des cas, n’ont jamais collaboré auparavant. D’un côté, le client peut rencontrer des problèmes de solvabilité ; de l’autre, les sous-traitants peuvent adopter des normes insuffisantes ou faire preuve d’un manque de professionnalisme. Sans vérification ni préparation adéquate, les difficultés ne deviennent apparentes qu’au cours de la coopération, entraînant bien souvent des pertes mutuelles.
La protection de base repose sur un contrat détaillé, qui précise clairement les responsabilités et le champ d’action des deux parties. Les réglementations juridiques renforcent le contrôle du donneur d’ordre sur l’exécution effective de la prestation. Des obligations supplémentaires s’appliquent non seulement aux sous-traitants, mais aussi aux propriétaires des produits. La limitation du nombre d’entités responsables dans le processus de production est essentielle : seules les entreprises dont le profil correspond aux services requis doivent intervenir.
Principes de base de la coopération
Quelques éléments clés concernant les devoirs des donneurs d’ordre et des sous-traitants, indépendamment de la décision de faire appel à la sous-traitance industrielle :
- Côté client, il s’agit d’analyser précisément les domaines qui seront confiés aux sous-traitants – pas seulement pour réduire les coûts, mais aussi pour stimuler le développement global de l’entreprise.
- La première étape consiste à identifier les fonctions stratégiques de l’entreprise, qui, avec sa mission, définissent sa position et sa valeur future. Ces fonctions doivent rester entre les mains de l’entrepreneur.
- Les sous-traitants peuvent alors prendre en charge les activités annexes : comptabilité, formation du personnel, administration informatique ou gestion des relations avec d’autres prestataires.
- Dans un contexte de concurrence accrue, où les technologies permettent à des entreprises disposant de peu de capital de créer des produits de qualité, le service client devient un élément différenciateur clé.
Côté sous-traitant, deux éléments fondent une coopération réussie :
- Le profil d’activité – Il est crucial d’accepter uniquement les commandes qui correspondent exactement aux services proposés. Cela garantit une qualité élevée et une mise en œuvre rapide.
- L’évaluation réaliste des capacités – Autrement dit : « tailler le manteau selon l’étoffe ». La conscience de ses propres moyens réduit les problèmes liés aux délais, à la qualité et à la conformité contractuelle.
Une règle simple : « le plus tôt sera le mieux »
Quelle que soit la décision ou le moment choisi, coopérer avec un sous-traitant exige un fort engagement des deux côtés, une documentation solide et une analyse approfondie du contexte théorique et pratique. Il est toutefois bon de garder à l’esprit que la règle du « plus tôt, mieux c’est » s’applique ici parfaitement.
Une prise de décision réfléchie mais rapide donne à chacun le temps nécessaire pour maîtriser les risques. L’absence de précipitation chez le sous-traitant permet de réduire les coûts d’exécution pour le client.
Le prestataire bénéficie de temps pour se préparer techniquement et assurer une prestation de qualité, tandis que le propriétaire du produit peut se concentrer pleinement sur le développement commercial et marketing, en maximisant tous les indicateurs de rentabilité.
