Sopimustuotannon pyhä graali – milloin aloittaa yhteistyö alihankkijan kanssa?
Yli vuosisata sitten Henry Ford sai idean jakaa tuotanto yksittäisiin segmentteihin ja maksimoida voitot, nopeus ja tuotteen laatu. Sekä liukuhihnatuotanto että laajempi lähestymistapa tähän ideaan, määriteltynä pääurakoitsijoiden ja alihankkijoiden yhteistyönä, voivat tuoda monia etuja. Kuitenkin aivan alussa herää keskeinen kysymys – mikä hetki on paras aloittaa yhteistyö alihankkijan kanssa?
Ilman alihankkijoita monet projektit eivät olisi toteutuneet lainkaan tai prosessi itsessään olisi kestänyt liian kauan ollakseen kannattavaa. Yksittäisten tehtäväelementtien ohjaaminen urakoitsijoille mahdollistaa työvoimaan, tekniseen taustaan tai osaamiseen liittyvien kustannusten optimoinnin. Alihankkijat tarjoavat ammattilaisryhmiä, moderneja teknologioita ja käytännössä testattuja toimintajärjestelmiä. Riski jakautuu useille toimijoille yhteisen lopputavoitteen saavuttamiseksi. Kaikki tämä mahdollistaa tuotteen omistajalle keskittyä täysin yrityksen prioriteetteihin ja strategisiin tavoitteisiin.
Läpinäkyvä sopimus
Asiakkaan ja alihankkijoiden yhteistyön periaatteet eivät ole asia, joka voidaan hoitaa kiireessä. Riskin kantavat molemmat osapuolet – kyse on erillisistä toimijoista, joilla monissa tapauksissa ei ole ollut mahdollisuutta suorittaa palveluja itsenäisesti. Toisaalta asiakkaalla voi olla ongelmia maksukyvyn kanssa, toisaalta urakoitsijat voivat soveltaa liian alhaisia standardeja tai lähestyä tehtäviä liian vähän ammattimaisesti. Ilman asianmukaista tarkistusta ja valmistelua molemmat osapuolet voivat nähdä yhteisiä esteitä vasta yhteistyön aikana, mikä yleensä johtaa molemminpuolisiin menetyksiin. Perussuoja on siksi yksityiskohtainen sopimus, joka esittää tarkasti molempien osapuolten vastuut ja tehtävien laajuuden.
Kaikki lakisääteiset määräykset pyrkivät lisäämään tilaajan valvontaa sen suhteen, kuka todella suorittaa tilauksen. Lisävelvoitteita asetetaan paitsi alihankkijoille myös tuoteomistajille. Tuotannon vastuullisten tahojen rajoittaminen on keskeinen kysymys. Tavoitteena on, että tietyt asiat hoitavat vain ne yritykset, joiden liiketoimintaprofiili kattaa kyseiset palvelut. On hyvä muistaa, että toisaalta kolmansien osapuolten avulla, jotka tarjoavat työntekijänsä vaiheittain sopimuksen toteuttamiseen, urakoitsijat lisäävät yrittäjäpotentiaaliaan. Kuitenkin todelliset velvoitteet liittyvät tähän palvelutyyppiin.
Yhteistyön perusperiaatteet
Muutama lause pääurakoitsijan ja alihankkijan velvollisuuksista, tärkeitä riippumatta päätöksestä sopimustuotannon aloittamisesta.
Asiakkaan sitoutuminen liittyy pääasiassa yksityiskohtaiseen analyysiin alueista, jotka tuottavat hyötyä alihankkijoille paitsi kustannusten vähentämisessä myös yrityksen kehityksessä yleisesti. Ensimmäinen askel on määrittää yrityksen päätoiminnot ja strategiset tavoitteet. Ne, yhdessä yrityksen mission kanssa, rakentavat sen aseman ja osoittavat tulevan arvon, mistä syystä periaate on jättää ne yrittäjien vastuulle. On parasta antaa alihankkijoille kaikki tarvittavat toiminnot, mutta ei niitä, jotka kuuluvat yrityksen prioriteetteihin. Lisätehtäviin kuuluvat yleensä kirjanpitoon, henkilöstön lisäkoulutukseen, IT-hallintoon tai yhä tärkeämpänä – yhteistyöhön urakoitsijoiden kanssa liittyvät asiat. Kasvavassa kilpailutilanteessa, jossa teknologinen kehitys on mahdollistanut erinomaisien tuotteiden luomisen vähemmällä pääomalla toimiville yrityksille, asiakaspalvelusta on tullut keskeinen erottautumistekijä.
Alihankkijat puolestaan perustavat yhteistyönsä kahteen perusoletukseen – liiketoimintaprofiiliin ja todellisten yritysmahdollisuuksien arviointiin. Tilastollisesti ensimmäinen on useimmiten laiminlyöty kysymys. On sanottu, että hyväksytään vain ne tilaukset, jotka sopivat täydellisesti tarjottujen palvelujen tyyppiin. Tämä mahdollistaa laadun maksimoimisen ja tarvittavan ajan minimoimisen sopimuksen toteuttamiseen. Toinen perusoletus tunnetaan laajalti sanonnalla “leikataan vaate kankaan mukaan” – tietoisuutemme kyvyistä vähentää ongelmia perusasioissa, kuten ajoissa valmistuminen ja sopimusten kokonaisvaltainen noudattaminen.
Yksinkertainen sääntö – “mitä aikaisemmin, sitä parempi”
Riippumatta päätöksestä ja valitusta hetkestä, yhteistyön aloittaminen alihankkijan kanssa vaatii aina molempien osapuolten vahvaa sitoutumista, dokumentaation valmistelua sekä koko teoreettisen ja käytännön kontekstin huomioimista. On kuitenkin hyvä muistaa, että sääntö “mitä aikaisemmin, sitä parempi” pätee myös tässä tapauksessa. Huolellisen mutta samalla tehokkaan päätöksenteon ansiosta molemmat osapuolet saavat aikaa riskin hallintaan. Alihankkijan kiireettömyys tarkoittaa asiakkaan puolella alhaisempia toteutuskustannuksia. Kaikki perustuu siihen, että urakoitsija saa mahdollisuuden aineelliseen valmistautumiseen ja ammatilliseen suorittamiseen, ja tuotteen omistaja voi keskittyä täysin myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen maksimoiden kaikki voittoindikaattorit.
