Święty Grall

Kiedy rozpocząć współpracę z podwykonawcą?

Perspectiva Solutions Sp. z o.o., Krzysztof Jakubczak

Współpraca z podwykonawcą elektronikiPonad wiek temu Henry Ford wpadł na pomysł, żeby produkcję podzielić na poszczególne segmenty i zmaksymalizować zyski, tempo i jakość produktu. Zarówno produkcja taśmowa, jak i szersze podejście do tego pomysłu, czyli współpraca zleceniodawców z podwykonawcami może przynosić wiele korzyści. Na samym początku pojawia się jednak kluczowe pytanie - który moment jest najlepszym na rozpoczęcie współpracy z podwykonawcą?

Bez podwykonawców wiele projektów albo nie zrealizowano by wcale, albo proces trwałby zbyt długo, aby był opłacalny. Przekierowanie poszczególnych elementów zadania zleceniobiorcom umożliwia zoptymalizowanie kosztów związanych z zatrudnieniem, zapleczem technicznym czy know-how. Podwykonawcy zapewniają profesjonalne ekipy, nowoczesne technologie, przetestowany w praktyce system działania. Ryzyko rozkłada się na kilka podmiotów o wspólnym celu końcowym. Wszystko to sprawia, że właściciel produktu może przekierować całą swoją uwagę na priorytety i cele strategiczne przedsiębiorstwa.

 Przejrzysta umowa

Zasady współpracy zleceniodawcy i podwykonawcy to nie kwestia, którą da się ustalić w pośpiechu. Ryzyko podejmuje jedna i druga strona - to odrębne podmioty, które w wielu przypadkach nie miały okazji wcześniej wykonywać dla siebie usług. Z jednej strony zleceniodawca może mieć problemy z płynnością finansową, z drugiej zleceniobiorcy mogą stosować zbyt niskie normy, czy podchodzić do zadań ze zbyt małym profesjonalizmem. Bez odpowiedniej weryfikacji i przygotowania oba podmioty mogą przekonać się o wzajemnych przeszkodach dopiero w trakcie współpracy, co zazwyczaj kończy się obustronnymi stratami. Podstawowe zabezpieczenie stanowi więc szczegółowa umowa, która konkretnie przedstawi odpowiedzialność oraz zakres obowiązków zarówno jednego jak i drugiego podmiotu.

Wszelkie regulacje prawne dążą do zwiększenia kontroli zamawiającego nad tym, kto faktycznie wykonuje zamówienie. Dodatkowe obowiązki wprowadzane są jednak nie tylko po stronie podwykonawców, ale również właścicieli produktów. Kluczowym pozostaje ograniczenie kręgu podmiotów, które będą odpowiedzialne za produkcję danego artykułu. Chodzi o to, aby konkretnych kwestii podejmowały się tylko te firmy, w których profilu działalności mieszczą się dane usługi. Warto więc pamiętać, że z jednej strony dzięki podmiotom trzecim udostępniającym swoich pracowników realizujących krok po kroku umowę, wykonawcy zwiększają swój przedsiębiorczy potencjał, jednak z tego rodzajem usług wiążą się realne formalne obowiązki.

 Podstawowe zasady współpracy

Kilka zadań o obowiązkach zleceniodawców i podwykonawców, istotnych niezależnie od momentu decyzji o podjęciu współpracy.

Kwestia zaangażowania po stronie zleceniodawcy to przede wszystkim szczegółowa analiza obszarów, które opłaci się przekazać podwykonawcom nie tylko pod względem redukcji kosztów, ale rozwoju przedsiębiorstwa w ogóle. Pierwszy krok to określenie głównych funkcji przedsiębiorstwa i jego celów strategicznych. To one, wraz z misją firmy zbudują jej pozycję i będą świadczyć o przyszłej wartości, stąd zasada pozostawiania ich w rękach przedsiębiorcy. Do podwykonawców najlepiej delegować działania niezbędne, ale nie należące do priorytetów firmy. Działania dodatkowe obejmują najczęściej kwestie związane z księgowością, szkoleniami dodatkowych kadr, administracją IT, czy coraz istotniejszą - współpracą z kontrahentami. W realiach rosnącej konkurencyjności, gdzie postęp technologiczny umożliwił tworzenie doskonałych produktów firmom dysponującym mniejszym kapitałem, kluczowym wyróżnikiem stała się właśnie obsługa klienta.

Podwykonawcy z kolei opierają swoją współpracę o dwie przesłanki - profil działalności i oszacowanie realnych zdolności firmy. Pierwsza z nich to statystycznie najczęściej pomijana kwestia. Mowa o tym, aby przyjmować tylko te zlecenia, które idealnie wpisują się w rodzaj świadczonych usług. Pozwala to na maksymalizację jakości i redukcję czasu niezbędnego do realizacji danej umowy. Druga przesłanka to przyjęte od dawna mierzenie siły na zamiary - dzięki świadomości swoich możliwości redukujemy problemy związane ze sprawami podstawowymi, a więc terminowością i kompleksowym dotrzymywaniem umów.

Prosta zasada - "im wcześniej tym lepiej"

Niezależnie od decyzji i wybranego przez siebie momentu, start współpracy z podwykonawcą zawsze wymagać będzie silnego zaangażowania obu stron, przygotowania dokumentacji, wzięcia pod uwagę całego kontekstu teoretycznego i praktycznego. Warto jednak pamiętać, że zasada “im wcześniej tym lepiej” sprawdza się również w tym przypadku. Dzięki przemyślanemu, ale jednocześnie sprawnemu podjęciu tej decyzji zarówno jedna jak i druga strona zyskuje czas na kontrolowanie ryzyka. Brak pośpiechu po stronie podwykonawcy to niższe koszty wdrożenia po stronie zleceniodawcy. Całość sprowadza się do tego, że zleceniobiorca dostaje szansę na merytoryczne przygotowanie i profesjonalne wykonanie, a właściciel produktu może w pełni koncentrować uwagę na rozwijaniu sprzedaży i marketingu maksymalizując wszystkie wskaźniki zysku.


Czytaj więcej o montażu urządzeń elektronicznych.